في ظل الرقابة الصارمة من الجهات التنظيمية مثل وزارة العمل، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، التأمينات الاجتماعية (GOSI) ومؤسسة النقد (SAMA)، يجب على الشركات الحفاظ على سجلات قابلة للوصول، دقيقة ومنظمة لتجنب الغرامات والتأخير التشغيلي.
الحاجة إلى إدارة سجلات موثوقة في المملكة العربية السعودية:
الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة السجلات يضمن أن كل مستند يتوافق مع قواعد حفظ السجلات وقواعد الاحتفاظ الصارمة الخاصة بما في ذلك من GOSI وZATCA وMOL وSAMA.
تُخزَّن سجلات الموارد البشرية والسجلات المؤسسية وسجلات الرواتب الحساسة باستخدام انظمة محكمة للتحكم في الوصول، مما يقلل من مخاطر الفقدان أو سوء الاستخدام أو الضياع.
تساهم المعالجة الاحترافية في تقليل الأخطاء، ومنع العقوبات، وحماية أعمالك من التأخير أثناء عمليات التدقيق والتجديد.
الاستعانة بمصادر خارجية يفرغ فريقك ويسمح لهم بالتركيز على المهام الاستراتيجية بدلاً من تتبع المستندات وحفظها.
نقوم بجمع جميع المستندات المطلوبة للموظفين وكشوف المرتبات والمستندات التجارية وتصنيفها لتشكيل قاعدة سجلات كاملة ومنظمة ومتوافقة مع المعايير.
يتم مسح مستنداتك ضوئيًا ورقمنتها وتخزينها بشكل آمن باستخدام مجلدات منظمة وضوابط وصول لضمان السرية الكاملة وإمكانية التتبع.
نقوم بإنشاء إطار عمل منظم جيدًا لحفظ الملفات لتسهيل تحديد موقع كل سجل واسترجاعه وتحديثه لأغراض التدقيق أو التفتيش أو التجديد.
تقوم شركة إنفينيتي هورايزونز بالتحقق من كل وثيقة وفقًا لمتطلبات GOSI وZATCA وMOL وغيرها من الجهات التنظيمية لضمان الامتثال الكامل والاستعداد للتدقيق.
نقوم باستمرار بتحديث سجلاتك وتتبعها وإدارتها لضمان بقائها دقيقة ومحدثة ومتوافقة مع المعايير التنظيمية السعودية المتطورة.
الخبرة العميقة
يتمتع متخصصونا بالخبرة و الكفاءة في متطلبات السجلات التنظيمية السعودية.
الهيكلة التي تركز على التدقيق
ضمان الجاهزية بما يتوافق مع متطلبات التفتيش والتدقيق المتكررة في السعودية.
التعامل الآمن
تخزين آمن و محمي مع ضوابط صارمة للوصول إلى البيانات.
ضمان الامتثال
نحتفظ بالسجلات تماماً وفقاً لما تنص عليه سلطات المملكة العربية السعودية.تختلف أنواع السجلات التي يجب الاحتفاظ بها في المملكة العربية السعودية حسب طبيعة نشاطك التجاري والقطاع الذي تعمل فيه. تُلزم معظم الشركات بالاحتفاظ بوثائق مثل:
يمكن لشركة إنفينيتي هورايزنز مساعدتك في تنظيم هذه السجلات وتصنيفها وإدارتها بما يضمن الامتثال للمتطلبات القانونية ودعم عملياتك اليومية.
تحدد الجهات الحكومية المختلفة قواعد محددة لمدة الاحتفاظ بسجلات معينة. فيما يلي ملخص المتطلبات الرئيسية:
تقوم وزارة المالية بتطبيق نظام لحفظ السجلات يتوافق مع هذه اللوائح، وذلك لضمان تنظيم السجلات واستيفائها للمعايير القانونية المطلوبة لعمليات التدقيق.
يُسهّل وجود سجلات منظمة إدارة العمليات التجارية بشكل كبير، ويضمن الامتثال للوائح السعودية. كما تُقلّل الوثائق الدقيقة والمنظمة من الأخطاء خلال عمليات مثل تجديد التراخيص، والتفتيش، والتدقيق، وتعيين الموظفين الجدد. ويُعزز ذلك مصداقيتك خلال عمليات التدقيق النافي للجهالة، وعمليات الاستحواذ، والاندماج، وتقييمات المستثمرين، مما يُظهر أن شركتك موثوقة ومحترفة.
تختلف تكلفة خدمات إدارة السجلات في المملكة العربية السعودية تبعًا لعدة عوامل، منها حجم شركتك، وكمية البيانات التي تحتاج إلى تنظيمها، وما إذا كنت بحاجة إلى تخزين رقمي، أو أنظمة حفظ ملفات ورقية، أو مزيج من الاثنين. وبطبيعة الحال، تحتاج الشركات الكبيرة أو تلك التي لديها وثائق معقدة إلى مزيد من الوقت والموارد لإنشاء نظام فعال.
اتصل بنا